For å tilrettelegge for det mobile arbeidsstedet må man naturligvis ha rett utstyr på plass, men kanskje enda viktigere er det å være bevisst hvilke fordeler og utfordringer dette medfører.  

 

Online-møter for eksempel, er effektivt. Det er lett å samle deltagere, og det gir deltagerne stor fleksibilitet.  

Men - et online møte på Skype, Zoom eller Teams fører med seg noen utfordringer som man ikke i like stor grad har i møter ansikt til ansikt. Man mister store deler av den viktige non-verbale kommunikasjonen. Videoløsninger gir tilgang til noe non-verbal kommunikasjon, men er langt fra en perfekt erstatning for virkeligheten. 

En av de store utfordringene er gode gamle «multitasking». Vi har alle latt tankene vandre i et møte, svare på en mail eller SMS. Online-møter krever disiplin av deltagerne for å ikke falle for fristelsen å gjøre noe annet. 

Andre utfordringer kan være at det er vanskelig å plukke opp om møtet går som planlagt. Får man dekket det man skal? Får alle deltagerne et godt utbytte av møtet? 

Etter noen gode og noen mindre gode møter har vi i Techstep derfor laget noen forslag til generelle kjøreregler og tips til hvordan man kan gjennomføre online-møter – for å få så mye som mulig ut av dem:  

For møteleder 

Før møtet: 

  • Vurder om en mail med informasjon fungerer like bra dersom formålet med møtet er for informasjonsformål. Ta heller en kontroll i etterkant om informasjonen er mottatt. 
  • Vurder å bryte opp møtet, enten for å redusere antall deltagere, antall aksjonspunkter eller tidsbruk. Vurder alle tre litt nøyere enn vanlig. 
  • Store onlinemøter kan være kaotiske – kun kall inn deltagere som skal delta (deltagere som ikke er i kategorien delta utelates). 
  • Velg en teknisk løsning du er komfortabel med, og som støtter det som trengs i møtet. Ta hensyns til møtedeltagernes preferanser (om mulig). 

Innkallingen: 

  • Vær tydelig på hva som skal oppnås i møtet. 
  • Om det er nødvendig – legg ved materiale som deltagere bør har gjennomgått før møtet. 

Oppstart og gjennomføring: 

  • Start møtet noen minutter før tiden og vær sikker på at det tekniske fungerer som det skal. 
  • Om du har sendt ut materiale som deltagere skal ha gjennomgått – ta en sjekk på om dette er gjennomført. Hvis nei, vurder å gi tid i møtet til gjennomgang, eller utsett møtet. 
  • Vær tydelig på tidsstyring – og hold deg til tidsbegrensningene. 
  • Hvis du ikke benytter video bruk navn når du spør om noe. Pass på å involvere alle møtedeltagere ved å bruke navn. Om noen ikke har sagt noe på en stund – si navnet til personen og still et spørsmål. 
  • Ved lengre møter (som egentlig bør unngås) – legg inn pauser på forhånd. Be eksplisitt om oppmerksomhet i møtet (altså si -ikke multitask). Legg inn hyppigere pauser enn hva du ville gjort i fysiske møter. 

Etter møtet: 

  • Vær klar på oppfølgingspunkter etter møtet 
  • Bruk @ funksjon i mail for å være tydelig på hvem som har ansvar for hva. 
  • Kall inn til eventuelle oppfølgingsmøter – se første punkt. 

For møtedeltager 

Ved mottak av innkalling: 
  • Vær ærlig med deg selv og andre om du trenger å delta i møtet 
  • Sjekk om det er noe som skal forberedes. Si ifra om du ikke har anledning til å få gjort forarbeidet. 

Deltagelse: 

  • Om du deltar – delta – ikke multitask. Du er med i møtet av en grunn. Om noe annet haster mer - si fra og gjør en vurdering med de andre møtedeltagere. Multitasking kaster bort andres tid ved å stjele oppmerksomhet fra spørsmålet som må løses.
  • Si navnet ditt når du skal si noe 
  • Forsøk å unngå å snakke i munnen på andre 
  • Sett på mikrofonen på mute om du er i et støyende område – men si ifra at du kommer til å gjøre det 
  • Ikke sett på mute dersom du ikke er i et støyende område – da ser de andre tydelig at du deltar 
  • Om dere sitter sammen i en gruppe på en annen lokasjon – ikke sett på mute og start sub-diskusjoner 
  • Bruk gjerne video. Dette er selvdisiplinerende og veldig mye bedre for å sikre mer av den non-verbale kommunikasjonen 
  • Pass på å si noe med jevne mellomrom. La de andre vite du er med og har oppmerksomheten der du skal ha den. 

Etter møtet 

  • Om du ikke mottar en forventet oppfølgingsmail – etterspør. Klargjør om det er noe som er misforstått. 

Online-møter kan være svært effektive, men alle må vite at det ikke er det samme som å møtes i virkeligheten. Det krever en litt annen kutyme og møtekultur. Når dette mestres, er online-møter et effektivt og sterkt verktøy i en moderne arbeidshverdag. 

Vil du vite mer - kontakt oss