Apple Business Manager gjør livet enklere for alle bedrifter som utstyrer sine ansatte med Apple-enheter. Her forklarer Mats Olsson i Techstep om fordelene det gir – og hvorfor det er så viktig å sette opp løsningen riktig fra første stund.

 

Det er ikke lenge siden det var en ganske arbeidskrevende øvelse for en litt større bedrift å bytte IT-utstyr generelt – og mobilutstyr spesielt.


Det foregikk gjerne slik at alle produktene som skulle ut til de ansatte ble samlet på ett rom. Der ble alt sammen pakket ut av eskene og koblet både til strøm og til en datamaskin, slik at IT-avdelingen eller leverandøren deres kunne installere alle nødvendige apper og sette opp alle relevante tilganger. Etterpå måtte alt pakkes ned i nøyaktig de samme eskene slik at riktig utstyr kunne sendes ut til riktig ansatt.

– Dette var en forferdelig kjedelig jobb som åpnet for utallige feilkilder, for ikke å snakke om at det var dyrt for bedriften. Noen gjør det fremdeles på denne måten, men nå er det helt unødvendig, forteller Mats Olsson.

 

Tenk «ut av boksen»

Mats er ansvarlig for Apple-produkter til Techsteps bedriftskunder i Sverige. Kan du gjette hvilken tittel han har? Du får svaret senere i artikkelen.

– Med løsningen Apple Business Manager sendes enheten rett hjem på døren til den ansatte, som så selv pakker den ut av boksen, skrur den på og kobler den opp mot internett. Telefonen, nettbrettet eller datamaskinen kommuniserer så IMEI- eller serienummeret sitt til en sentral Apple-server. Serveren ser da hvilken bedrift enheten tilhører, og kobler den på bedriftens Apple Business Manager-portal og MDM-løsning. Deretter henter den alle apper, håndbøker, innstillinger og tilganger som akkurat denne aktuelle brukeren skal ha, sier han videre.

Han legger til at selv dette leddet i oppsetts-rutinen kan forenkles, slik at enheten kan være enda mer klar til bruk rett ut av boksen når de ansatte får den levert på døren hjemme. I tillegg til apper og håndbøker, kan enheten blant annet ha preinstallert tilgang til nettverk og VPN, slik at den kan kommunisere kryptert og sikkert med bedriftens systemer.

Ikke bare sparer dette IT-folkene for en hel masse arbeid i oppsettet, de gamle prosessene kunne også innføre en rekke kjedelige feil som kunne stelle istand problemer gjennom hele enhetenes livssyklus. Dette blir også enklere for de ansatte. Hvis noe nå er galt kan det i de aller fleste tilfeller ordnes over internett og bedriftens MDM-løsning.

Les om Apple in Business

Styrker sikkerheten

Med Apple Business Manager får IT-folkene mer kontroll over bedriftens enheter, og derfor en enklere jobb med å holde sikkerheten på topp – uten at det går ut over personvern eller brukeropplevelsen.

– Et annet viktig punkt er at serienummeret på enheten har en tvungen tilknytning til selskapets løsning. Den ansatte kan med andre ord ikke selv melde enheten ut av selskapets MDM-løsning – med mindre selskapet aktivt melder enheten ut av sitt system, vil den koble seg opp til bedriftens løsning og reinstallere seg. Det gir IT-avdelingen trygghet i at den er konfigurert i henhold til selskapets policy og at all programvare blir oppdatert som den skal, forteller Mats.

Det har vært en kjærkommen trygghet mange steder i det veldig spesielle pandemi-året som 2020 har vært, hvor mange ansatte har brukt veldig mye tid på hjemmekontorer langt unna IT-avdelingens vaktsomme blikk. Mats er riktignok nøye med å understreke at dette forutsetter at IT-avdelingen – eller de som tar ansvaret for selskapets produkter på iOS- og macOS-plattformen – gjør det hele riktig fra starten av.

– Folk glemmer ofte at Apple Business Manager og MDM-løsningen ikke bare er verktøy for å støtte en telefon eller datamaskin. Dette følger og forenkler hele produktets livssyklus, service, prosesser og tilbakelevering etter første kapittel i livssyklusen. Bedrifter kan velge å la være å bruke ABM och MDM, og jeg skal ikke si at det ikke kan bli bra uten, men dette gir en flyt til hvert eneste ledd gjennom hele prosessen fra før den pakkes ut av boksen til etter at den er sendt til gjenbruk eller resirkulering, sier han.

1-ABM-pic1

Enklere i bruk, men...

Selv håndteringen av apper blir enklere gjennom Apple Business Services, kan Mats fortelle.

– Jeg var jo innom at apper og håndbøker kan preinstalleres på enheten. Når bedriften kjøper disse via Apple Business Manager, sikrer vi at det er bedriften som både eier appene og har kontroll over dem. Hvis en ansatt slutter, kan den lisensen overføres til en annen bruker gjennom deres MDM-løsning. Tidligere var det ikke uvanlig at de ansatte kjøpte apper selv for så å få oppgjør via en reiseregning, og så beholdt de appen når de sluttet – den var jo registrert på deres Apple ID, mimrer han.

Et annet viktig poeng er at Apple Business Manager nå som oftest kan kompensere for at hvert enkelt land har sin egen App Store. Dermed blir det veldig mye enklere for internasjonale selskaper å sørge for at ansatte har like apper i flere land.

Mats har imidlertid noen advarende ord til alle IT-avdelinger som vil benytte seg av disse mulighetene til omfattende forenkling:

 – Det er utrolig viktig at man tenker veldig nøye gjennom hvordan Apple Business Manager og MDM-løsningen skal settes opp for å håndtere de ulike prosessene enheten kan komme ut for. Hvordan skal prosessen være hvis en iPhone må inn på service? Hva må skje når en ansatt slutter, og enheten skal overføres til vedkommendes etterfølger? Eller hvilke prosesser og oppgaver må utføres når en enhet skal avslutte sin livssyklus hos bedriften? Dette må man tenke nøye gjennom på forhånd, ellers risikerer man å ikke få de forenklingene løsningen åpner for, sier Mats.

Apple Business Manager

Så hvor kommer begrepet Apple Business Manager fra? Da Apple i desember 2019 slo sammen sine to tidligere løsninger Device Enrollment Program (DEP) og Volume Purchase Program (VPP), kalte de resultatet for Apple Business Manager i bedriftsmarkedet. Det var et godt navn, men i Techstep var begrepet faktisk allerede i bruk – som Mats’ yrkestittel.

 – Jo, det har skapt litt forvirring av og til, men det er jo helt forskjellige saker, smiler Mats, som altså er Apple Business Manager i Techstep.